Buchhaltung & Steuerberater

Buchhaltung für die Fahrradwerkstatt

Rechnungen schreiben, Kasse abschließen, Belege sortieren und am Monatsende alles für den Steuerberater zusammensuchen – das kostet Werkstattinhaber Abende. velotakt erzeugt Rechnungen und Kassendaten direkt aus Auftrag und Kasse und übergibt sie als DATEV-Export. Sie bereiten die Buchhaltung mit wenigen Klicks vor, Ihr Steuerberater bekommt saubere Daten.

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Im einen Tarif enthalten · SKR03 & SKR04 · Server in Deutschland

Monatsabschluss · Beispiel

Daten für den Steuerberater

DATEV-Buchungsstapel: CSV
Z-Bons (Tagesabschlüsse): je Tag & Steuersatz
Rechnungen & Zahlungen: Forderung + Eingang
Kassendaten DSFinV-K: ZIP
Rechnungen als Beleg: PDF

Zeitraum wählen, herunterladen, an die Kanzlei schicken

Buchhaltung vorbereiten statt doppelt erfassen

Die meisten Fahrradwerkstätten und Fahrradläden machen ihre Finanzbuchhaltung nicht selbst – das erledigt die Steuerkanzlei. Das Problem liegt davor: Umsätze stecken in Reparaturaufträgen, Kassenbons, Rechnungen und Barentnahmen, verteilt auf Zettel, Excel und eine separate Kasse. Wer das jeden Monat abtippt, verliert Zeit und produziert Übertragungsfehler.

velotakt setzt genau dort an. Weil Auftrag, Kasse und Rechnung in einem System laufen, entsteht jeder Beleg nur einmal und landet automatisch im Export. Sie geben die Daten weiter, die Buchung selbst übernimmt Ihr Steuerberater oder Ihre Buchhaltungssoftware.

Ehrlich eingeordnet: velotakt ist keine Finanzbuchhaltung. Bilanz, Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Bankabgleich und das Verbuchen von Eingangsrechnungen gehören nicht zum Funktionsumfang. velotakt liefert die Ausgangsseite Ihres Betriebs – Rechnungen und Kasse – sauber aufbereitet.

Rechnungen mit lückenlosem Nummernkreis

Aus dem abgeschlossenen Werkstattauftrag wird mit einem Klick eine Rechnung mit Ihrem Briefkopf. Die Rechnungsnummer vergibt velotakt fortlaufend je Kalenderjahr mit Ihrem Präfix. Ausgestellte Rechnungen werden nicht gelöscht oder überschrieben – Korrekturen laufen über einen eigenen Beleg und bleiben nachvollziehbar.

Stornorechnung mit Bezug zur Originalnummer, anteilige Gutschrift ohne Komplett-Storno
Anzahlungsrechnung – bei der Schlussrechnung wird die Anzahlung je Steuersatz abgezogen
Sammelrechnung für mehrere Aufträge eines Kunden
Teilzahlungen erfassen (bar, Karte, Überweisung), offener Restbetrag immer sichtbar
Zahlungserinnerung und Mahnstufen automatisch per E-Mail, wenn Sie das Mahnwesen aktivieren
GiroCode auf der Rechnung, wenn Ihre Bankverbindung hinterlegt ist: Kunden überweisen per Banking-App ohne Tippfehler
Kleinunternehmer: keine Umsatzsteuer, Hinweis auf § 19 UStG auf Rechnung und Angebot

Alles zu Rechnungslayout, Storno und Nummernkreis finden Sie auf der Seite Rechnungen & Faktura.

Kasse, Kassenbuch und Z-Bon

Barverkäufe sind für die Buchhaltung der heikelste Teil. Die Kasse in velotakt kassiert Reparaturen, Teile und Zubehör direkt aus dem Auftrag. Am Feierabend schließen Sie den Tag mit dem Z-Bon ab: fortlaufende Nummer, Umsätze nach Zahlart und Steuersatz, als PDF abrufbar.

Kassenbuch für Bareinlagen und -entnahmen mit Grund, Uhrzeit und Kassierer
Kassensturz: velotakt berechnet den Soll-Bestand, Sie tragen den gezählten Betrag ein und sehen die Differenz
Ist der Tag per Z-Bon abgeschlossen, lassen sich Kassenbuch-Einträge nicht mehr löschen – korrigiert wird per Gegenbuchung
Retouren als eigener Storno-Bon mit Bezug zum Originalbeleg
Anbindung an eine zertifizierte Cloud-TSE, die Sie in den Kasseneinstellungen hinterlegen

Wie ein ordnungsgemäßes Kassenbuch aussieht, erklärt der Ratgeber Kassenbuch in der Fahrradwerkstatt. Ob und ab wann Ihre Kasse eine TSE braucht, lesen Sie unter TSE-Pflicht für Fahrradwerkstätten.

DATEV-Export für den Steuerberater

Der Kern der Buchhaltungs-Vorbereitung ist der DATEV-Buchungsstapel. Sie wählen einen Zeitraum, etwa den Vormonat, und laden eine CSV-Datei herunter, die Ihr Steuerberater in seine DATEV-Umgebung oder eine kompatible Buchhaltungssoftware übernehmen kann.

Z-Bons als Sammelbuchung je Tag und Steuersatz auf das Kassenkonto
Rechnungen als Forderung je Steuersatz, bei Bezahlung mit dem Zahlungseingang
Stornorechnungen als Gegenbuchung mit Bezug zur Originalrechnung
Rechnungen aus Kassenbons werden nicht doppelt gebucht – der Umsatz läuft über den Z-Bon
Wahlweise alles, nur Z-Bons oder nur Rechnungen exportieren

DATEV-Einstellungen

Kontenrahmen: SKR03 oder SKR04
Erlöskonten: 19 %, 7 %, 0 %
Weitere Konten: Kasse, Bank, Forderungen
Kanzlei: Berater- & Mandantennr.

velotakt schlägt Standardkonten vor. Welche Konten für Ihren Betrieb richtig sind, entscheidet Ihr Steuerberater – Sie tragen sie einmal ein.

DSFinV-K und weitere Exporte

Für Kassennachschau und Betriebsprüfung erwartet die Finanzverwaltung Kassendaten im Format der DSFinV-K. velotakt stellt die Kassenbons, Einzelpositionen, TSE-Angaben und Tagesabschlüsse eines Zeitraums als ZIP-Datei in dieser Struktur bereit. Ob der Export in Ihrem Fall alle Anforderungen erfüllt, klären Sie vor einer Prüfung am besten mit Ihrem Steuerberater.

Buchhaltungs-CSV mit allen abgeschlossenen Aufträgen: Kunde, Leistungen, Service- und Materialanteil netto
Statistik als CSV und PDF: Umsatz, Kassenumsatz, Umsatz je Mechaniker, Top-Services und Teile-Marge
Alle Rechnungen jederzeit als PDF – auch Ihre Kunden finden sie im Kundenportal

So sieht der Monatsabschluss aus

1 · Täglich
Kassieren und Rechnungen aus dem Auftrag erstellen, abends den Z-Bon ziehen.
2 · Laufend
Zahlungseingänge zu Rechnungen erfassen – velotakt erinnert säumige Kunden, wenn Sie es möchten.
3 · Monatsende
DATEV-Export für den Vormonat herunterladen.
4 · Übergabe
Datei an die Kanzlei schicken. Eingangsrechnungen und Bank laufen dort wie gewohnt.

Hinweis: Diese Seite beschreibt Funktionen von velotakt und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Wie Sie Ihre Buchhaltung organisieren und welche Pflichten für Ihren Betrieb gelten, entscheidet Ihr Steuerberater.

Im Flatrate-Tarif enthalten

DATEV-Export, DSFinV-K-Export, Kassenbuch, Z-Bon, Rechnungen, Gutschriften und Mahnwesen sind kein Zusatzmodul. Sie zahlen einen Tarif pro Werkstatt – unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter kassieren oder Rechnungen schreiben. Und wer neben der Werkstatt auch Teile und Räder verkauft, nutzt die Warenwirtschaft im selben System.

Zu den Preisen →

Häufige Fragen zur Buchhaltung

Ist velotakt eine Buchhaltungssoftware?

Nicht im Sinne einer Finanzbuchhaltung. velotakt erstellt keine Bilanz, keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung und keine Umsatzsteuer-Voranmeldung, und Eingangsrechnungen oder Kontoauszüge verbuchen Sie nicht darin. velotakt erzeugt aber die Belege und Kassendaten Ihres Werkstatt- und Ladenbetriebs und übergibt sie als DATEV-Buchungsstapel an Ihren Steuerberater. Die eigentliche Buchhaltung läuft dann dort oder in Ihrer Buchhaltungssoftware.

Was genau steht im DATEV-Export?

Der Export ist ein Buchungsstapel als CSV für einen frei wählbaren Zeitraum. Tagesabschlüsse (Z-Bons) erscheinen als Sammelbuchung je Tag und Steuersatz auf dem Kassenkonto, Rechnungen als Forderung je Steuersatz und – sobald sie bezahlt sind – mit dem Zahlungseingang. Rechnungen, die aus einem Kassenbon entstanden sind, werden nicht doppelt gebucht, weil der Umsatz schon im Z-Bon steckt. Sie können auch nur Z-Bons oder nur Rechnungen exportieren.

Kann ich SKR03 oder SKR04 verwenden?

Ja. In den DATEV-Einstellungen wählen Sie den Kontenrahmen SKR03 oder SKR04. velotakt schlägt passende Standardkonten für Erlöse 19 %, 7 % und 0 %, Kasse, Bank und Forderungen vor, die Sie überschreiben können. Dazu tragen Sie Berater- und Mandantennummer ein. Welche Konten richtig sind, stimmen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater ab.

Unterstützt velotakt die Kleinunternehmerregelung?

Ja. Ist Ihre Werkstatt als Kleinunternehmer hinterlegt, weisen Rechnungen und Angebote keine Umsatzsteuer aus und tragen den Hinweis auf § 19 UStG. Ob die Regelung für Ihren Betrieb in Frage kommt, entscheidet Ihr Steuerberater.

Wie werden falsche Rechnungen korrigiert?

Eine ausgestellte Rechnung wird nicht gelöscht oder überschrieben. Sie erstellen eine Stornorechnung mit Bezug zur Originalnummer oder eine anteilige Gutschrift; beide bekommen eine eigene Nummer aus dem fortlaufenden Nummernkreis. Nur Entwürfe lassen sich verwerfen, sie bleiben dabei als storniert sichtbar. Im DATEV-Export erscheint die Stornorechnung als Gegenbuchung.

Kostet der Buchhaltungs-Export extra?

Nein. DATEV-Export, DSFinV-K-Export, Kassenbuch, Z-Bon, Rechnungen und Mahnwesen sind im einen Tarif von velotakt enthalten – ohne Zusatzmodul und ohne Preis pro Mitarbeiter. Die Details finden Sie auf der Preisseite.

Passt dazu

Kasse & TSE →

Kassieren aus dem Auftrag, Z-Bon und Zahlarten.

Rechnungen & Faktura →

Rechnungen aus Auftrag oder Bon – mit Briefkopf und fortlaufender Nummer.

Ratgeber: Kassenbuch →

Was ins Kassenbuch gehört und welche Fehler Sie vermeiden.

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