Dienstplan & Kapazität
Dienstplan & Kapazitätsplanung für die Fahrradwerkstatt
Planen Sie Ihre Mechaniker mit einem Wochenmuster pro Person, sehen Sie Über- und Unterdeckung in einer Coverage-Heatmap und lassen Sie deutsche Feiertage automatisch schließen. Die geplante Kapazität steuert direkt, welche Termine Kundinnen und Kunden online buchen können.
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Werkstattauslastung planen statt schätzen
In vielen Fahrradläden lebt der Dienstplan als Zettel an der Werkbank oder als Tabelle im Hinterzimmer. Fällt ein Mechaniker aus, überschreiben sich Termine, und in der Saison stapeln sich Räder, die niemand mehr rechtzeitig schafft. velotakt macht die Mitarbeiterplanung der Fahrradwerkstatt sichtbar: Sie sehen auf einen Blick, wie viele Werkstattstunden ein Tag hergibt – und wie viele davon schon verplant sind.
Wochenmuster pro Person
Jeder Mechaniker bekommt sein eigenes Wochenmuster mit Standardzeiten. Vollzeit von Montag bis Freitag, ein Werkstattmeister nur an drei Tagen, die Aushilfe samstags – Sie tragen es einmal ein, und velotakt rechnet daraus Woche für Woche die verfügbare Kapazität aus.
- Individuelle Standardzeiten – unterschiedliche Arbeitstage und Uhrzeiten pro Person, mit oder ohne Mittagspause.
- Halbe Urlaubstage – Abwesenheiten stundengenau erfassen, vom halben Nachmittag bis zur ganzen Woche.
- Automatische Summe – aus allen Mustern entsteht die Tageskapazität in Stunden.
Beispiel-Team
Coverage-Heatmap zeigt Lücken sofort
Die Coverage-Heatmap legt geplante Kapazität und gebuchte Termine übereinander. Grün heißt: genug Mechaniker für die Nachfrage. Rot heißt: hier fehlt Personal oder der Tag ist bereits ausgebucht. So erkennen Sie Engpässe in der Werkstattauslastung, bevor sie zum Problem werden – und können früh gegensteuern, etwa mit einer zusätzlichen Schicht in der Frühjahrssaison.
Kein Rätselraten mehr, ob der Mittwoch noch ein Reifenwechsel-Fenster hat: Die Heatmap beantwortet die Frage in einer Sekunde – für heute, nächste Woche und den ganzen Monat.
Deutsche Feiertage automatisch geschlossen
velotakt kennt die gesetzlichen Feiertage jedes Bundeslandes. Sie wählen einmal aus, wo Ihre Werkstatt liegt – ab dann werden Neujahr, Karfreitag, Christi Himmelfahrt, der Tag der Deutschen Einheit und alle regionalen Feiertage wie Fronleichnam oder das Reformationsfest automatisch als geschlossen markiert.
An diesen Tagen bietet der Buchungskalender keine Termine an, und im Dienstplan erscheinen sie klar gekennzeichnet. Sie müssen keinen Kalender pflegen und vergessen nie wieder, einen Feiertag zu sperren.
Nur die Feiertage, die für Ihren Standort gelten.
Bewegliche Feiertage wie Ostern rutschen automatisch mit.
Betriebsurlaub oder Inventur zusätzlich als geschlossen setzen.
Kapazität steuert die Online-Buchung
Dienstplan und Terminbuchung sind bei velotakt kein getrenntes System. Jede geplante Mechaniker-Stunde wird zu einem buchbaren Fenster. Trägt eine Person Urlaub ein, schrumpft die verfügbare Kapazität – und die betroffenen Slots verschwinden aus dem Kalender, den Ihre Kundschaft sieht.
In der Tagesansicht laufen alle Mechaniker in eigenen Swimlanes nebeneinander. So sehen Sie, wer welchen Auftrag übernimmt, und die Software verhindert, dass zwei große Services auf dieselbe Person gebucht werden. Das Ergebnis: nie mehr überbuchte Tage, keine enttäuschten Kunden.
Urlaubskonflikte & Abwesenheiten
Abwesenheiten gehören zur Mitarbeiterplanung der Fahrradwerkstatt genauso dazu wie die Standardzeiten. In velotakt tragen Sie Urlaub, Krankheit oder Fortbildung direkt beim Wochenmuster ein – ganze oder halbe Tage. Überschneiden sich zwei Urlaubsanträge in der Hochsaison, macht die Coverage-Heatmap den entstehenden Engpass sofort sichtbar, damit Sie planen können, bevor der Tag unterbesetzt ist.
Weil jede Abwesenheit unmittelbar die buchbaren Slots reduziert, laufen keine Termine mehr auf Mechaniker, die gar nicht da sind. Die Planung bleibt ehrlich – im Cockpit und im öffentlichen Buchungskalender.
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Häufige Fragen zum Dienstplan
Wie plane ich mehrere Mechaniker in der Fahrradwerkstatt?
In velotakt hinterlegen Sie für jede Person ein Wochenmuster mit Standardzeiten – etwa Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr, mittwochs nur vormittags. Aus allen Wochenmustern zusammen berechnet die Software die verfügbaren Werkstattstunden pro Tag. Die Coverage-Heatmap zeigt sofort, wann genügend Mechaniker eingeplant sind und wann eine Lücke entsteht.
Werden Feiertage automatisch berücksichtigt?
Ja. velotakt kennt die gesetzlichen Feiertage aller Bundesländer. Sie wählen einmal Ihr Bundesland aus, danach werden Neujahr, Ostern, Tag der Deutschen Einheit und alle regionalen Feiertage automatisch als geschlossen markiert. An diesen Tagen kann online kein Termin gebucht werden – ganz ohne manuelles Sperren.
Wie hängt der Dienstplan mit der Online-Terminbuchung zusammen?
Der Dienstplan ist die Grundlage der Online-Terminbuchung. Jede geplante Mechaniker-Stunde wird zu buchbarer Kapazität. Sind alle Slots eines Tages belegt oder ist niemand eingeplant, verschwindet der Tag automatisch aus dem Buchungskalender. So werden nie mehr Termine angenommen, als Ihre Werkstatt tatsächlich schaffen kann.
Kann ich halbe Urlaubstage eintragen?
Ja. Abwesenheiten lassen sich stundengenau erfassen – ein halber Urlaubstag am Nachmittag, ein Arzttermin am Vormittag oder ein ganzer Tag Fortbildung. Die frei werdende oder wegfallende Kapazität fließt sofort in die Heatmap und in die buchbaren Slots ein.
Planen Sie Ihre Werkstatt-Kapazität in Minuten
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